Règlement du prêt de Minibus
Ce règlement définit les modalités d’exploitation des minibus de l’OMS.
ARTICLE 1 : Objet
L’OMS met à disposition des associations sportives de la ville de Miramas 3 minibus de 9 places, utilisés uniquement pour le transport de personnes et leurs matériels si besoin est. Les minibus ne pourront subir aucune modification de type attache remorque, galerie ou porte accessoires, sans accord de l’OMS.
ARTICLE 2 : Critères d’attribution
L’attribution des minibus se fera équitablement selon les critères suivants :
- Priorité aux déplacements pour compétitions ou stages
- Distance de déplacement prévu
- Nombre de personnes transportées
- Nombre de demandes déjà satisfaites
ARTICLE 3 : Périodes de prêt
Les minibus sont disponibles tout au long de l’année y compris pendant les périodes de vacances scolaires. Pendant les périodes de vacances scolaires, les modalités de prêt seront étudiées au cas par cas.
ARTICLE 4 : Modalités de demande de prêt
Un formulaire spécifique de « demande de prêt de minibus » doit être rempli par l’association sportive et renvoyé au moins 21 jours avant la date de départ du minibus. L’OMS s’engage à vous répondre au moins 15 jours avant la date de départ prévue du minibus. Si les véhicules sont disponibles, il est possible d’emprunter les minibus pour les déplacements de dernières minutes.
ARTICLE 5 : Conditions d’autorisation de conduite
Le ou les conducteurs désignés doivent être titulaires du permis de conduire depuis 2 ans minimum. Les associations sportives ne devront en aucun cas prêter le minibus à des tiers. Le ou les conducteurs du véhicule s’engagent à ne pas consommer d’alcool, ou de produits illicites, pendant la période d’emprunt du minibus. Il est rappelé qu’il est interdit de fumer dans le minibus. Et nous vous rappelons que le port de ceinture de sécurité est obligatoire pour le chauffeur et les passagers. Les clubs utilisant les véhicules s’engagent à prendre en charge les contraventions diverses imputables à l’utilisation du minibus. Le ou les conducteurs s’engagent à ne jamais dépasser le nombre de 9 places autorisées conducteur inclus. Le ou les conducteurs s’engagent à respecter la chartre du conducteur établie par l’OMS.
ARTICLE 6 : Stockage et retrait des véhicules
Les minibus sont stationnés sur le parking de la Maison de l’Innovation et du Partage, rue Albert Camus. Une personne responsable de l’OMS sera présente pour la mise à disposition du minibus : état des lieux, remise des clés et du carnet de bord. La ou les photocopies du permis de conduire du ou des conducteurs désignés devront être fournies au plus tard au moment du retrait du véhicule. L’association qui empruntera un minibus laissera un chèque de caution d’un montant de 500 € par minibus, à l’ordre de l’OMS de Miramas pour la couverture éventuelle des réparations ou de la remise en l’état du véhicule. Le véhicule sera mis à disposition de l’association emprunteuse, le dernier jour ouvrable de l’OMS (du lundi au vendredi), avant la date de début d’emprunt demandé (16h30 dernier délai). Il sera ramené le premier jour ouvrable suivant la date de retour initialement prévue (avant 10h). En cas de week-end avec deux utilisateurs différents, la passation des clés et du carnet de bord se fera entre les associations sportives utilisatrices et sous la responsabilité du dernier utilisateur. L’état des lieux devra être rempli au moment de la transmission du véhicule.
ARTICLE 7 : Participation forfaitaire
Associations sportives
Les minibus sont mis à disposition des associations, en contrepartie celles-ci reverseront à l’OMS de Miramas une participation forfaitaire de 0,25 € par kilomètre, avec un minimum forfaitaire de 45 € par jour pour une distance minimum de 180 kms, et 80 € pour le week-end pour une distance minimum de 320 kms. Cette participation permet de couvrir les frais d’acquisition, d’assurance et d’entretien du véhicule.
Associations non sportives
Les minibus sont mis à disposition des associations, en contre-partie celles-ci reverseront à l’OMS de Miramas une participation forfaitaire de 0,30 € par kilomètre, avec un minimum forfaitaire de 50 € par jour pour une distance minimum de 180 kms, et 90 € pour le week-end pour une distance minimum de 320 kms. Cette participation permet de couvrir les frais d’acquisition, d’assurance et d’entretien du véhicule.
ARTICLE 8 : L’état des lieux
L’association utilisatrice doit rendre le minibus dans le même état qu’elle l’a pris. Tous les frais dus au nettoyage ou à la remise en état du véhicule seront facturés à l’association emprunteuse. Le véhicule doit obligatoirement être restitué avec le plein d’essence, les clés, le carnet de bord et le contrat minibus entièrement rempli. Si une association sportive ne respecte pas ces engagements, l’OMS sera contraint de lui interdire l’utilisation du minibus jusqu’à la saison sportive suivante.
ARTICLE 9 : Assurance
En cas d’accident, l’association utilisatrice prendra en charge la franchise dont le montant s’élève à 500 € et honorera la facture de remise en état si le dommage ne peut pas être pris en charge par l’assurance.
ARTICLE 10 : Facturation
Une facture détaillée sera adressée à l’association emprunteuse, après inventaire du véhicule. L’association a 15 jours pour régler sa facture auprès de l’OMS de Miramas. En cas de non-paiement, l’OMS déposera le chèque de caution remis par l’association : Dans l’éventualité où le montant du chèque de caution dépasserait la somme due, la différence sera remboursée à l’association dans un délai de 1 mois. Tout retard entraînera une pénalité quant à l’attribution d’un véhicule.
ARTICLE 11 : Annulation
Toute demande de réservation de minibus doit être validée et confirmée par l’OMS. En cas d’annulation, l’association devra prévenir 1 semaine à l’avance le désistement des minibus. Dans le cas contraire, le forfait de 50 € sera facturé à l’association (sauf imprévus : annulation d’une compétition, intempéries…).
ARTICLE 12 : Engagement de l’OMS
Veiller à ce que les minibus soient assurés. Fournir les véhicules en état de marche et propre. Avertir les associations en cas d’indisponibilité des véhicules.